El enfoque es una misión crítica, pero la mayoría de las empresas no reducen las fuerzas gravitacionales que atraen la atención.
Como resultado, las grandes empresas con demasiada masa tienen dificultades para navegar y adaptarse al panorama de crecimiento orgánico que cambia rápidamente:
- Las actualizaciones del algoritmo de Google han golpeado duramente y han dejado víctimas.
- Incluso los pequeños cambios de rango en las primeras posiciones tienen un impacto enorme.
- El comportamiento del consumidor en Internet es confuso y difícil de rastrear
- Los equipos se están reduciendo: hasta ahora, 80.000 trabajadores tecnológicos han sido despedidos en 2024.
- Los presupuestos de marketing se redujeron en promedio entre un 10 y un 20% en los últimos dos años y sólo lentamente comenzaron a recuperarse.
- Los trabajadores tecnológicos dedican dos de cada cinco días a la semana a reuniones y correos electrónicos. Sólo el 43% del tiempo se dedica a tareas reales.
Ninguna plataforma tiene tantos cambios de requisitos. Durante los últimos 3 años, Google lanzó 8 actualizaciones principales, 19 principales y entre 75 y 150 menores. La empresa menciona miles de mejoras cada año.
Como individuos, vivimos en un mundo distraído, donde una de las habilidades más importantes es gestionar la atención. ¿En qué pensamos que los equipos son diferentes?
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No hay victoria sin enfoque
Sir Isaac Newton se dio cuenta de que la gravedad del sol hace que los planetas orbiten alrededor de él en una trayectoria elíptica. La gravedad en el lugar de trabajo distrae la atención de las personas y los equipos:
- Reuniones.
- Simulacros de incendio.
- Cinta roja.
- Pivotes de estrategia.
- Demasiados goles.
- Alineación aérea.
- Muchos cocineros en la cocina.
- Adquisiciones y madrigueras legales.
- Correos electrónicos no críticos y mensajes de Slack.
Cuanto más grande se vuelve una empresa, más fuerte es su gravedad.
Llevado al extremo, las empresas tardan una eternidad en lanzar aunque sea una sola función y se quedan atrás de la competencia.
Para los individuos, la gravedad tiene aún más consecuencias: la atención dispersa significa no hacer nada, no tener impacto y probablemente ser despedido. Peor aún, la gente se agota y se quema en el proceso.
“La tranquilidad proviene de hacer menos” (Ryan Holiday), pero muchos equipos ejecutan despistados como un adolescente la multitarea entre Netflix, TikTok y mensajes de texto.
El enfoque individual y el de equipo están conectados a la perfección. Cuando un equipo se distrae, se transfiere a los individuos. Dos tercios de las personas luchan por encontrar la energía para hacer su trabajo.
Cada vez que me siento abrumado, mi cerebro me dice que abra la bandeja de entrada de mi correo electrónico y busque una dosis rápida de dopamina. Pero encontrar tareas rápidas y trabajo intenso no es un logro.
El impacto real proviene de resolver problemas tediosos y complejos.
No podemos borrar la gravedad, pero podemos hacer cinco cosas mejor:
- Comunicación.
- Priorización.
- Estrategia.
- Cinta roja.
- Reuniones.
Mejor comunicación
La comunicación poco clara es una de las mayores pérdidas de atención. Perdemos mucho tiempo descifrando lo que quieren decir otras personas.
En Shopify, teníamos un listón muy alto en cuanto a qué comunicaciones internas se enviaban a la organización de Crecimiento y cómo se enmarcarían.
Es fácil @ todo tu equipo en Slack, pero lo que la gente realmente necesita es información clave:
- ¿Qué está sucediendo?
- ¿Qué importancia tiene para mí?
- ¿Qué necesito saber/hacer?
La comunicación diferida tiene un costo de velocidad enorme. En el libro «Smart Brevity», los autores proporcionan un marco simple para escribir declaraciones claras:
- Comience con un musculoso fastidiar que llame la atención con seis o menos palabras fuertes.
- Explique lo que los destinatarios necesitan saber en el primera oracion.
- Explicar por qué es importante.
- Ofrecer una opción para ve más profundo proporcionando más contexto opcional.
Lo más importante: piense en algo que quiera que la gente recuerde, no en más. Nadie tiene tiempo para leer una novela de Slack.
Mejor priorización
En PayPal, Peter Thiel estableció una cultura de enfoque incondicional. Sólo discutiría su prioridad número uno con los gerentes y los haría responsables de su única contribución principal a la empresa.
El enfoque es una función forzada a separar el trigo de la paja cuando se trata de en qué dedicar el tiempo.
Nadie podría ser un mejor ejemplo de priorización incondicional que los ingenieros. Si desea incluir algo en la hoja de ruta de ENG, tiene que ceder algo más.
Un sistema operativo de hoja de ruta eficaz tiene sólo unas pocas líneas de código:
- ¿Cuál es el objetivo?
- ¿Cuáles son las 3 cosas principales que nos llevan allí?
- Para esas tres cosas, ¿qué necesitamos en términos de personas, activos, tiempo, apoyo de otros equipos y herramientas?
- Para esas tres cosas, ¿quién hace qué y para cuándo?
- Defiéndete a ti mismo y a tu equipo tanto como sea posible de cualquier otra cosa.
Nunca recuerdas tu época en una empresa y dices: «Hombre, mi cuarta, quinta y sexta prioridad en aquel entonces realmente me dieron en el blanco», pero es posible que recuerdes el impacto de las prioridades uno, dos y tres.
El nuevo libro de Cal Newport, “Slow Productivity”, menciona hacer menos como una de las mejores maneras de hacer un mejor trabajo.
Pero el consejo que más me gusta es duplicar el tiempo que crees que lleva un proyecto.
Duplicar automáticamente recorta su hoja de ruta probablemente en un 50%, pero aumenta las probabilidades de entregar a tiempo y bien.
Una gran parte de llegar a un rincón del exceso de compromiso es subestimar la duración de los proyectos (creo que escribí la última oración al menos tanto para mí como para ti).
Mejores estrategias
Las malas estrategias son difíciles de seguir y confunden al equipo.
En mi experiencia, los gerentes quieren ser sofisticados, pero pasan por alto el punto más importante: una buena estrategia significa hacer algo diferente a la competencia.
En lugar de superar a los contendientes, desea hacer algo que sea único y se apoye en su ventaja competitiva.
Combinando la diferenciación con la priorización, sus tres proyectos más importantes deberían subrayar cómo lograr el mismo objetivo de una manera diferente que sus competidores.
Por ejemplo, en lugar de escribir 100 artículos de blog, ¿puedes crear una obra programática o una lista de herramientas? ¿O puede aprovechar colaboradores que escriban el contenido en lugar de un gran equipo interno?
También descubrí que la mayoría de las estrategias simplemente no son claras. Una prueba sencilla de claridad es aumentar o reducir el tamaño de la superficie que tienes para explicarlo: ¿puedes expresar tu estrategia en un párrafo (TL;DR), una página (de alto nivel) y un documento (en profundidad)?
Menos burocracia
La burocracia excesiva acaba con la ejecución. He visto muchas empresas que tardan muchas semanas y reuniones de alineación interminables antes de poder registrarse para obtener una herramienta SaaS simple.
Los equipos legales y de adquisiciones pueden ralentizar a las empresas y frustrar a los equipos más allá de sus posibilidades.
La clave para tener velocidad y un buen proceso de evaluación son pautas claras cuando intervienen los asuntos legales o de adquisiciones.
Con uno de mis antiguos clientes, la startup fintech de más rápido crecimiento en la historia, nos sentamos con el equipo legal y obtuvimos una descarga completa sobre las barreras de seguridad. ¿Qué podemos decir y qué no? ¿Cuándo tenemos que obtener aprobación legal y cuándo podemos seguir adelante sin ella?
Esta es una tarea para el director del equipo o el líder de la organización. Si bien es tedioso, la buena noticia es que una vez que se han establecido los límites, los equipos pueden avanzar más rápido y concentrarse en la ejecución.
Menos reuniones
Tobi Lütke, fundador y director ejecutivo de Shopify, calificó las reuniones como un «error». El equipo de liderazgo implementó periódicamente el “Chaos Monkey”, un script que elimina todas las reuniones recurrentes con más de dos participantes. Otras empresas establecen barreras en torno al tiempo. Calendly restringe las reuniones desde el mediodía hasta las 5 p.m.
La mayoría de las reuniones están mal organizadas, son innecesarias o simplemente son una forma de socializar.
Además de una agenda, cada reunión debe tener un propósito claro. En realidad, sólo existen tres tipos de reuniones: socializar, compartir información y tomar decisiones.
Construir relaciones en el lugar de trabajo es importante y no hay nada de malo en socializar. Es importante ser explícito y evitar reunirse para “hablar sobre el Proyecto X” cuando realmente se desean socializar.
Es mejor realizar las reuniones para compartir información de forma asincrónica. En lugar de reunir a un grupo grande de personas, grabe su mensaje en un video o escriba una nota.
Las reuniones de toma de decisiones deben ser dirigidas por quien toma las decisiones y contar con una lectura previa.
El problema de muchas organizaciones grandes es que las decisiones están mal formuladas; no está claro quién toma la decisión y quien toma la decisión no tiene criterios explícitos sobre cómo tomar la decisión.
Perspectivas: ¿Puede la IA ayudarnos a recuperar la concentración?
Muéstrame qué tan concentrado está tu equipo y te mostraré un equipo que ganará.
La alta gravedad en las grandes organizaciones, por otro lado, es una demanda de ser interrumpido por un actor más pequeño y ágil. La buena noticia es que la tecnología va en contra de la gravedad, al menos en el lugar de trabajo.
La IA tiene el potencial de ayudarnos a encontrar información fragmentada, forzar la claridad y asumir tareas administrativas aburridas que consumen tiempo para que podamos concentrarnos en las cosas que importan.
El informe sobre el futuro del trabajo de Microsoft concluye:
«El conocimiento organizacional está fragmentado en documentos, conversaciones, aplicaciones y dispositivos, pero los LLM tienen el potencial de recopilar y sintetizar esta información de maneras que antes eran imposibles».
En el futuro, podremos hacer preguntas a los LLM sobre cualquier proceso interno, como «¿Cuáles son nuestros principales objetivos?» o «¿Esto necesita una revisión legal?» El tiempo liberado nos permite perfeccionar nuestras estrategias y realizar el trabajo.
Ese futuro todavía parece estar a unos años de distancia. Hasta entonces, podemos hacer mucho para mejorar nuestra atención.
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