Imagínese esto: ha puesto su corazón y alma en crear el correo electrónico perfecto para su negocio y presiona el botón «enviar» con grandes esperanzas. Pero luego sucede: su correo electrónico termina en la temida carpeta de spam. Frustrante, ¿verdad? Bueno, no estás solo. Según un estudio de Return Path, la tasa promedio de entrega de correo electrónico en los EE. UU. el año pasado fue del 84,7%. Esto significa que el 15,3% de los correos electrónicos nunca llegaron a sus destinatarios previstos.
Afortunadamente, no estás solo bajo los caprichos de esos misteriosos algoritmos: existen pasos prácticos que puedes seguir para mejorar la entrega de correo electrónico en Gmail o cualquier otro servicio de correo electrónico. Echemos un vistazo y aprendamos por qué sus correos electrónicos siguen tomando la ruta panorámica hacia la carpeta de spam.
Diez cosas que debes evitar si no quieres que tus correos electrónicos se conviertan en spam en Gmail
Hemos compilado una lista de problemas comunes que podrían generar señales de alerta con los algoritmos de correo electrónico, los guardianes de las bandejas de entrada de sus destinatarios. Ya sea un mensaje individual o un boletín informativo masivo, evitar estos errores puede ayudar a aumentar sus tasas de apertura y respuesta. Profundicemos en la lista y orientemos sus correos electrónicos con algunos consejos.
1. Envío excesivo de archivos adjuntos o archivos .exe
Los archivos adjuntos en los correos electrónicos no deseados a menudo tienen un lado de intención maliciosa, razón por la cual esos filtros antispam vigilantes los vigilan de cerca. Para estar seguro, es una buena idea controlar la cantidad de archivos que adjunta al enviar correos electrónicos fuera de su organización. Por cierto, Gmail establece un límite de 25 MB para el peso total de los archivos adjuntos.
Y aquí tienes un pequeño consejo: Manténgase alejado de los archivos ejecutivos (.exe): Gmail no le permite enviarlos como archivos adjuntos, y por una buena razón.
¿Qué haces cuando necesitas enviar un archivo grande o varios archivos adjuntos en Gmail?
Cuando se trata de enviar archivos adjuntos de la forma más segura, sencilla y no sospechosa, Google Drive es tu opción preferida. No sólo le ayuda a eludir los límites de peso de los archivos, sino que también admite archivos .exe. Así es como funciona:
- Comience subiendo sus archivos a Google Drive.
- Redacte su correo electrónico en Gmail y localice el ícono de la unidad en la barra de herramientas inferior.
2. Líneas de asunto engañosas
La línea de asunto es lo primero que la gente ve cuando abre su correo electrónico, por lo que es importante dar una buena impresión. Puedes utilizar una línea de asunto inteligente para despertar su interés, pero no te excedas. Los spammers suelen utilizar líneas de asunto engañosas para engañar a las personas para que abran sus correos electrónicos. Tenga cuidado de no parecer spam.
A continuación se muestran algunos ejemplos de líneas de asunto engañosas:
- Re: Esto hace que parezca que el correo electrónico es una respuesta a un correo electrónico anterior, incluso si no lo es.
- ¡Urgente! Se requiere acción. Esta es una táctica de presión que utilizan los spammers para lograr que las personas abran sus correos electrónicos.
- Confirmación de su reserva. Esto simula que ya has realizado una reserva o un pedido, incluso si no lo has hecho. Esto puede alarmar a las personas y hacerles pensar que su cuenta ha sido pirateada.
También es importante evitar el uso de palabras spam en su línea de asunto. Los spammers suelen utilizar palabras como «gratis», «oferta especial» y «ganar», por lo que es más probable que se envíen a la carpeta de spam.
En su lugar, intente escribir una línea de asunto que sea clara, concisa y que refleje con precisión el contenido de su correo electrónico. También puede utilizar palabras clave que crea que le interesarán a su destinatario.
Por ejemplo, en lugar de escribir “Re: ¡Urgente! Oferta especial en zapatos”, podría escribir “Nuevos estilos de zapatos con un 20 % de descuento”. Esta línea de asunto es más informativa y es menos probable que se marque como spam.
3. Problemas relacionados con la gramática, la puntuación, el lenguaje y los emojis
Los spammers son conocidos por su redacción y gramática descuidadas. A menudo utilizan traducciones automáticas al inglés, lo que puede dar lugar a errores, y utilizan un lenguaje y puntuación cargados de emociones para crear una sensación de urgencia.
En otras palabras, evite utilizar las siguientes frases y tácticas:
- Escribiendo en mayúsculas
- Texto de colores brillantes
- Un número excesivo de emojis
- Promesas relacionadas con spam que crean una sensación de urgencia, escasez y obligación: “¡Hazte rico rápidamente!”, “¡Gana dinero rápido!”, “¡Gana dinero extra sin ningún esfuerzo!”, “¡Pierde peso de la noche a la mañana!”, “¡Consigue un six-pack en dos semanas!”, “¡Encuentra a tu alma gemela en minutos!”, “¡Oferta por tiempo limitado!”, “¡Actúa ahora!”, “¡No te lo pierdas!”, ¡Esta es tu última oportunidad! » y otros.
- Saludos inadecuados, como “Estimado
”, “Estimado amigo”, “¡Saludos del día!” y “Estimado ”. - Evite el uso de frases como «esto no es basura» o «no es spam» en sus correos electrónicos, ya que, irónicamente, pueden activar filtros de spam.
- ¡¡¡Muchos signos de exclamación!!!1!! ¿¿Múltiples signos de interrogación??? y elipses…
- Pobres errores gramaticales y ortográficos.
4. Ausencia de consentimiento del destinatario
Otro factor que puede afectar negativamente la capacidad de entrega de su correo electrónico es violar el RGPD u otras regulaciones locales, como el RGPD de Europa, la CASL de Canadá, la LGPD de Brasil y otras, al enviar ofertas comerciales o de ventas a personas que no han expresado interés en recibirlas.
¿Cómo puede determinar si la gente está interesada en sus ofertas?
- Comience por obtener el consentimiento, ya sea para correos electrónicos masivos, boletines informativos o divulgación individual. Al crear una lista de correo electrónico a través de un formulario en línea, incluya una casilla de verificación de suscripción y defina claramente el contenido y la frecuencia esperados.
- Asegúrese de que cada correo electrónico incluya una opción destacada para «cancelar suscripción».
- Cuando se comunique con alguien externo a su organización con una propuesta comercial, su correo electrónico inicial debe ser conciso y servir como introducción antes de brindar más detalles.
5. Proporción excesiva de imagen a texto
Seguramente, ¿te sientes tentado a incluir muchas capturas de pantalla o una imagen grande con una oferta comercial atractiva en tu correo electrónico? Aunque los elementos gráficos pueden hacer que aparezca información crítica en su correo electrónico, lamentablemente también pueden hacer que todo el mensaje desaparezca en una carpeta de spam.
Esto se debe a la larga carrera armamentista entre los spammers y los algoritmos. Cuando los filtros de los buzones de correo comenzaron a ser sensibles a las palabras relacionadas con el spam y a los problemas gramaticales, los remitentes de ofertas no solicitadas comenzaron a utilizar soluciones alternativas, una de las cuales fue poner el contenido de los mensajes en una imagen.
Los servicios de correo electrónico avanzados, como Gmail empresarial en Google Workspace, ahora están equipados con reconocimiento óptico de caracteres (OCR), por lo que trucos como ese no tienen sentido. Si es administrador de cuentas de Google Workspace Enterprise, puede incluso emplear esta tecnología en las políticas de prevención de pérdida de datos para evitar que información confidencial se envíe fuera de la organización en forma de imágenes.
6. Hipervínculos engañosos o demasiados
Vincular a dominios asociados con spam y malware es una señal de alerta obvia para los filtros antispam. Sin embargo, incluso si estás utilizando un enlace a un sitio web legítimo, algunas técnicas que todos empleamos a veces por conveniencia pueden hacer que parezca sospechoso sin querer:
- Usar un acortador de enlaces que oculte una dirección larga.
- Anclar un enlace en un texto que sugiera un dominio diferente, por ejemplo, escribiendo suempresa.com y vinculándolo a landingpage.suempresa.co.uk.
- Incluyendo enlaces o botones que inician múltiples redirecciones.
- Envío de muchos enlaces al mismo tiempo.
Para evitar esto, tenga en cuenta que ni a los usuarios ni a los algoritmos les gusta sorprenderse después de seguir un enlace en un mensaje de correo electrónico. Intente que los enlaces sean lo más transparentes posible y evite el uso de técnicas de acortamiento, especialmente al enviar correos electrónicos masivos o el primer mensaje a una nueva persona ajena a su organización.
Otra consideración crucial es hacia dónde dirigen esos enlaces a los destinatarios. Asegúrese de que todos los sitios web externos vinculados en sus correos electrónicos tengan certificados SSL válidos y utilicen HTTPS para mayor seguridad. Además, tenga en cuenta el texto ancla que utiliza para cada enlace; Evite términos como «gratis» o «haga clic aquí», ya que pueden generar sospechas sobre la legitimidad del contenido vinculado.
7. Envío de mensajes a cuentas inactivas
Si recibe notificaciones de devolución como «mensaje no entregado» o «550: no existe tal usuario aquí», es esencial abordar este problema para mantener la capacidad de entrega de su correo electrónico.
Sea diligente al verificar las direcciones de correo electrónico en el campo «Para:» para detectar cualquier error tipográfico. Al realizar campañas masivas de correo electrónico, considere utilizar servicios de validación, que pueden verificar y limpiar automáticamente la precisión de su lista de contactos, ayudándolo a mantener una base de datos de destinatarios de alta calidad y mejorar la capacidad de entrega de su correo electrónico.
Esto ayuda a garantizar que no envíe correos electrónicos a usuarios no comprometidos que no hayan abierto sus correos electrónicos en los últimos tres meses.
8. Autenticación de dominio insuficiente, detalles del remitente y mala reputación del servidor
Para asegurarse de que sus correos electrónicos lleguen a los destinatarios previstos y no terminen en carpetas de spam, los proveedores de servicios de Internet (ISP) han implementado políticas DMARC (Informes y conformidad de autenticación de mensajes basados en dominios). Estas políticas requieren autenticación a través de DKIM (DomainKeys Identified Mail) o SPF (Sender Policy Framework).
En términos más simples, tener un dominio de remitente autenticado es crucial. Es como tener un sello de confianza en sus correos electrónicos, lo que garantiza que no sean tratados como sospechosos o potencialmente dañinos. Sin esta autenticación, los servidores de correo del destinatario podrían bloquear o marcar sus correos electrónicos como spam.
- La autenticación también le permite utilizar funciones de seguridad adicionales como DKIM y SPF. DKIM agrega una firma digital a cada mensaje saliente, verificando su autenticidad, mientras que SPF brinda protección adicional al restringir qué direcciones IP pueden enviar correos electrónicos salientes desde su servidor.
- Al igual que las puntuaciones de crédito personales, los servidores de correo electrónico tienen «puntuaciones de reputación» para sus direcciones IP.
- Los principales proveedores de correo electrónico como Google utilizan IA en su filtrado, teniendo en cuenta la reputación de las direcciones IP del servidor de correo electrónico. Las empresas asignan puntuaciones de riesgo de propiedad intelectual, que aumentan cuando se detecta comportamiento malicioso o spam.
- Estos datos son monitoreados por los proveedores, integrados en fuentes de inteligencia e impactan la entrega de correo electrónico, lo que potencialmente hace que incluso los correos electrónicos que no sean de tipo boletín lleguen a carpetas de spam, lo que genera desafíos en la comunicación empresarial.
Estas medidas añaden una capa adicional de seguridad para evitar que alguien que se haga pasar por otro usuario envíe correos electrónicos maliciosos. Por lo tanto, asegurarse de que su dominio esté autenticado y que el servidor de correo electrónico tenga una puntuación alta es clave para una entrega exitosa del correo electrónico y evitar esas temidas carpetas de spam.
9. Reputación de Dominios y Direcciones IP
Al igual que en la vida real, tu reputación online está determinada por acciones pasadas. Sin embargo, cuando se trata de dominios, direcciones IP y entrega de correo electrónico, su reputación también puede verse influenciada por las acciones de sus colegas. Incluso si sigue constantemente las mejores prácticas de correo electrónico, una campaña de correo electrónico desafortunada de otros departamentos podría afectar su reputación como remitente.
- Esté atento a la reputación de su correo electrónico. Existe una serie de servicios gratuitos y de pago que pueden ayudarle a controlar la reputación de su IP, la reputación del dominio y las métricas de capacidad de entrega del correo electrónico.
- Hable con sus colegas sobre las mejores prácticas de correo electrónico. Asegúrese de que todos sean conscientes de la importancia de la capacidad de entrega del correo electrónico y sigan buenos hábitos de correo electrónico.
- Utilice un proveedor de servicios de correo electrónico de buena reputación. Un ESP acreditado tendrá buena reputación y podrá ayudarle a proteger la reputación de su dominio.
Y si todo lo demás falla, siempre puedes intentar culpar a tu jefe…
10. Su destinatario marcó sus correos electrónicos como spam
Esta es quizás la razón más común. Todos hemos pasado por eso: una bandeja de entrada abarrotada, prisa por ordenar y el botón de spam se convierte en un objetivo fácil para examinar rápidamente los correos electrónicos. Incluso si su correo electrónico contiene contenido digno de un premio o un mensaje muy importante, el estado de ánimo de sus destinatarios puede ser impredecible.
Desafortunadamente, si una cantidad significativa de sus mensajes se marca como spam, se pueden activar filtros de spam predeterminados en los principales proveedores de correo electrónico como Gmail y otros. Una vez que esto sucede, sus mensajes pueden llegar automáticamente a las carpetas de spam y no hay mucho que pueda hacer para evitarlo.
En tales casos, considere disculparse con el destinatario, reconocer el problema y solicitar cortésmente que lo eliminen de su lista de spam, si corresponde, para mejorar la capacidad de entrega del correo electrónico en el futuro.
Pensamientos finales
Imagine que es un vendedor y está ansioso por iniciar una conversación con un cliente potencial después de elaborar el discurso de correo electrónico perfecto. Pero cuando presionas enviar, tu correo electrónico llega a la carpeta de spam. Es una experiencia frustrante para todas las partes involucradas, pero hay medidas que puede tomar para evitarla.
Al incorporar las estrategias mencionadas anteriormente, puede salvaguardar la reputación de su correo electrónico y mejorar la probabilidad de que sus mensajes lleguen al destino previsto. El uso de los servicios de Google Workspace puede brindar apoyo adicional para lograrlo. Entonces, antes de presionar enviar en tu próximo mensaje, revisa estos consejos: ¡podrían hacer maravillas en tu juego de correo electrónico!
